Dans une entreprise, l’amélioration et le développement du management des connaissances sont des problématiques très présentes. Plus on est nombreux, plus il y a de projets, plus il est difficile de bien capitaliser les savoirs et informations acquises par tous. Bien souvent, les documents sont dispersés (sur les serveurs, les mails ou entre les personnes) et il est difficile de trouver un historique des évolutions facilement accessible pour l’ensemble des salariés. La question qui se pose est donc que peut-on faire pour améliorer la transmission des savoirs au sein de l’entreprise ?
Il n’existe pas de solution miracle et unique pour répondre à ce problème. Il existe plusieurs méthodes et outils qui peuvent être mis en place à cet effet : le wiki d’entreprise en fait partie.
Nous vous proposons aujourd’hui de vous présenter ce qu’est un wiki, un wiki d’entreprise et de voir comment nous l’avons mis en place chez nous.
Qu’est qu’un wiki?
Le terme Wiki signifie « rapide » ou « informel ». Un Wiki est un système de gestion de contenu sur le web qui permet de construire de manière collaborative une base de connaissances. C’est en quelque sorte l’entrepôt d’un immense cerveau collectif. Concrètement un wiki est un site web collaboratif, que l’on peut consulter, modifier ou enrichir selon les droits qui sont octroyés. L’objectif est de favoriser une construction dynamique, collective et agile des savoirs. Il s’exécute sur un serveur et est accessible à partir de n’importe quel navigateur.
Pour exécuter un wiki, il est nécessaire d’avoir un logiciel Wiki. Plusieurs outils sont disponibles et dépendent de l’utilisation que l’on souhaite en faire. Le choix du logiciel dépendra donc de plusieurs critères comme le type d’utilisation, les connaissances techniques, la fiabilité du système choisi, le support technique utilisé, le langage de programmation souhaité, etc…
Il existe 3 types principaux d’utilisation de logiciels wiki :
- Les wikis publics qui peuvent avoir une communauté potentiellement importante de lecteur et d’éditeurs
- Les wikis d’entreprise pour la gestion de données
- Les wikis privés, destiné à être utilisé par une seule personne
La plupart des logiciels wiki utilisent une syntaxe spéciale afin que les utilisateurs puissent facilement mettre en forme leur texte plutôt que de devoir l’écrire en le codant en HTML [1].
Le Wiki d’entreprise
Un wiki d’entreprise est réservé à une communauté bien délimitée, il n’a pas pour vocation d’être diffusé publiquement. Il a pour objectif de centraliser les connaissances et les efforts réalisés par les équipes. Il offre une base de connaissances solides et facilement mobilisables, établit par un travail collaboratif sur une plateforme unique.
L’utilisation de l’outil permet de regrouper et structurer les informations pertinentes et facilite la gestion des documents, des projets et des référentiels de connaissances utiles lors de rotation du personnel ou de départ. Il offre également un support d’apprentissage du fonctionnement de l’entreprise aux nouveaux arrivants.
Ce regroupement d’information réduit le nombre de mails et de fichiers échangés entre les collaborateurs. Il limite la duplication involontaire de documents et d’informations et donne également la possibilité de conserver un historique des connaissances. Cela peut être très utile pour les services de recherche et développement, par exemple.
WikiMétis
La mise en place d’un wiki chez METIS a été fait dans le but d’améliorer le management des connaissances.
METIS s’est rendu compte que l’ensemble des documents concernant les projets, les modes opératoires, les automatisations, informations sur l’entreprise etc… étaient répartis un peu partout (serveurs, mails, etc.… ). Il était parfois compliqué de trouver les informations voulues et difficile de les tracer dans le temps. Il y a eu des pertes, des documents en double et l’ensemble de l’équipe n’était pas forcément suffisamment au courant des évolutions qu’il avait pu y avoir, comme les automatisations réalisées sur chaque projet…
Suite à ce bilan, il a été acté qu’il était nécessaire de trouver un moyen facilement accessible, ludique et pérenne dans le temps, de regrouper les informations de l’entreprise. La solution envisagée devait également être collaborative, pour que chacun puisse apporter les informations concernant son projet ou autre. Les objectifs recherchés étaient, d’une part, de permettre à un nouvel arrivant de trouver facilement toutes les informations dont il a besoin pour démarrer dans l’entreprise, et d’autre part, de facilité la transmission de savoirs, indispensable à la reprise d’un projet, en cas de remplacement.
L’outil devait également permettre de trouver facilement, les documentations concernant toutes optimisation/automatisation déjà réalisées afin de pourvoir faciliter la mise en production de nouveaux projets et l’optimisation de ceux déjà existants.
Pour répondre à ces besoins, le choix de METIS s’est porté sur la mise en place d’un Wiki avec le logiciel MediaWiki. Ce logiciel open source a l’avantage d’être suivi par une grande communauté : il évolue régulièrement. De plus, il dispose d’une interface WYSIWYG [2] et a de nombreux plugins ce qui limite les temps de développement et donne la possibilité à une personne n’ayant pas ces compétences de profiter des outils disponibles pour améliorer son wiki.
WikiMétis est accessible actuellement aux salariés de METIS et est protégé par un mot de passe individuel. Cependant, il est possible de donner l’accès à une personne extérieure, en limitant les informations disponibles.
Pour ce qui est de l’organisation du Wiki en lui-même, une réflexion a été menée sur le type d’informations que nous souhaitions avoir à l’intérieur et sur leur classification. Ainsi, nous avons déterminer que notre wiki ne serait-pas un outil de gestion de connaissances voué au E-learning. Cet outil n’est pas destiné à contenir des vidéos. Nous avons également défini un plan du site avec les grandes catégories d’informations que nous souhaitions voir apparaitre.
Pour le contenu en lui-même, afin de ne pas rentrer les informations de façon trop anarchique et inégale, certaines règles ont été établies. La présentation des projets a été normalisée de façon à trouver systématiquement et facilement les éléments les plus importants. Nous avons également choisi de ne rentrer dans le wiki que les informations qui sont peu susceptibles d’évoluer dans le temps. Tous les documents devant être modifiés de manières trop fréquentes (ex : les modes opératoires, les documents sur les automatisations) sont uniquement signalés dans le wiki par des liens indiquant leur localisation dans les serveurs. Cela permet d’éviter les doublons d’informations et les problèmes de mises à jour.
Aujourd’hui le WikiMétis n’en est qu’à ces débuts. Sa mise en place est assez longue et nécessite un travail de fond assez important. Cependant l’outil est très facile à utiliser et a été rapidement pris en main par l’ensemble des collaborateurs. Nous ne pouvons pas, actuellement, faire un retour d’expérience sur son utilisation dans le temps. Il y aura probablement des choses à faire évoluer mais nous espérons que cet outil apportera à METIS une base solide dans la gestion des connaissances.
Nous reviendrons vers vous en temps voulu pour vous faire part de notre expérience, nos échecs, nos réussites, nos évolutions, nos conseils si vous vous lancez sur ce type d’outil pour votre entreprise.
[1] Langage de balisage hypertexte
[2] What You See, Is What You Get.