12 octobre 2021. Saison 01 épisode 2. Réussir le développement et l’implantation d’une automatisation dans votre bureau d’études. Ainsi était donc le sujet du deuxième webinaire de notre série sur : comment booster la productivité en bureau d’études.
Ce webinaire fait suite au premier épisode de notre série qui a débuté le 8 juillet dernier. Si vous n’avez pas suivi le premier épisode ou que vous avez besoin de vous rafraîchir la mémoire, pas de panique vous pouvez accéder à son résumé grâce au guide de l’industrialisation !
Pour faire suite à ce premier épisode, Rémy RANC et Gaël GENETY, orateurs lors de ce webinaire, nous ont présenté les grandes étapes à suivre lors du process d’industrialisation.
Les étapes de l’automatisation dans un BE
Avant toute chose, lorsqu’on veut automatiser au sein de son entreprise, il faut s’assurer d’avoir une visibilité à long terme de notre projet. Cela comprend le volume, la durée du projet, et les ressources nécessaires et disponibles. Sans visibilité, l’automatisation ne peut être mise en place.
Une fois la visibilité sur le projet établi, on peut s’attaquer au process d’automatisation. La première étape à réaliser est de découper son processus en plusieurs sous-tâches. Suite à ce découpage, on va choisir une seule étape qui sera concernée par le processus d’automatisation. La tâche choisie devra être parfaitement maîtrisée par les équipes avant de pouvoir être automatisée. Pour s’en assurer, il faut auparavant la répéter plusieurs fois manuellement.
Ensuite, pour vérifier que tout cela est possible, il faut réaliser une étude de faisabilité. Elle permettra de vérifier si, oui ou non, la tâche peut bien être automatisée de A à Z.
Dans cette étude de faisabilité, il ne faut pas oublier d’essayer de respecter la loi de Pareto. La loi de Pareto qu’est ce que c’est ? C’est la fameuse règle qui dit que 20% des efforts fourni donneront 80% des gains. Dans un processus d’industrialisation, cette loi se traduit par le fait de ne pas s’entêter à vouloir automatiser à 100% le projet, mais plutôt de se concentrer sur les parties vraiment nécessaires.
Les données, Extract Transform Load (ETL) et acteurs
La donnée est un élément très important dans le processus d’automatisation. Pour que le processus fonctionne, il faut essayer au maximum de la standardiser afin de réduire le temps de développement de ce process. Il faut également vérifier que la donnée d’entrée soit disponible, dans le bon format mais aussi qu’elle est bien exploitable !
Cette étape est primordiale pour l’automatisation du projet car cela permet de vérifier que l’on maîtrise bien la donnée. Toute donnée non-maîtrisée est un échec assuré.
Pour travailler la donnée, les ETL (Extract Transform Load) sont vos amis !
- FME : il s’agit ici d’un logiciel payant, mais qui est très puissant. Il transforme n’importe quelle donnée et n’importe quel type de donnée. Très pratique !
- PostGreSql : c’est un logiciel qui est utile lorsque l’on travaille sur de la base de données.
- ScriptQGIS : ce logiciel est en open source. Il est adapté à l’outil QGIS qui est un outil qui est de plus en plus fréquemment utilisé dans le monde du BTP.
Après se pose la question de qui est en capacité de travailler cette donnée. Pour commencer, il faut voir en interne si les salariés ont les compétences requises. Pour cela, on va regarder la cartographie des compétences (se référer au chapitre 1 du guide de l’industrialisation). Si, en interne, personne n’est en capacité de le faire, deux options s’offrent à nous. Il est possible de recruter une personne qui justement possède les dites compétences. Le recrutement d’un data analyst est une bonne alternative sur le long terme pour les entreprises. Sinon il est aussi possible de se tourner vers des prestataires extérieurs spécialistes du traitement de la donnée (comme VEREMES ou encore KAOA).
Assurer le suivi et l’intégration de l’automatisation
Le maître mot pour assurer le suivi et l’intégration de l’automatisation au sein de notre entreprise, est la communication ! Il est indispensable d’échanger avec les différentes parties prenantes au projet pour pouvoir vérifier que tout fonctionne comme il se doit, pour détecter les potentielles erreurs dans le processus, etc…
Pour cela plusieurs choses peuvent être au préalable installées au sein de l’organisation de l’entreprise. Premièrement, la méthode KANBAN est un très bon outil pour assure le suivi du projet. Elle permet de suivre l’évolution de l’automatisation. Ensuite, il faut documenter au maximum toutes les informations concernant le projet. Cela permet de bien expliquer l’automatisation et ainsi d’éviter une mauvaise utilisation de cette dernière, ou bien même l’oubli de certaines informations essentielles. Et surtout, il ne faut pas négliger l’humain ! Cela signifie qu’il faut bien expliquer la démarche en amont aux personnes concernées, former et accompagner les collaborateurs au projet, et leur faire des feedback. Il est essentiel de toujours garder un historique de tout le processus d’automatisation pour ne pas que celui-ci tombe dans l’oubli.
Les objectifs à la vue de la mise en place d’une automatisation
La mise en place d’une automatisation relève de plusieurs objectifs internes. Il faut savoir que les gains dûs à une automatisation ne sont pas forcément financiers. Une automatisation peut-être mise ne place pour améliorer le bien-être des collaborateurs. Cela leur permet de les soulager des tâches qui les éloignent de leur cœur de métier et donc de leurs principaux savoir-faire. Une telle intégration permet également un gain de temps pour toute l’équipe de travail et une meilleure organisation. Cela peut aussi représenter de nombreux autres avantages propres à chaque entreprises et organisations.
Il faut tout de même mettre en place des indicateurs pour s’assurer que la mise en place d’une l’automatisation est vraiment bénéfique à l’entreprise. Pour commencer, il faut veiller que cela n’impacte pas la qualité des études réalisées. Ensuite, il faut vérifier qu’elle permet bien la diminution du nombre de tâches à faible valeur ajoutée. Enfin, il est nécessaire de s’assurer que l’automatisation permet bien un gain de temps dans la production grâce à la réduction du volume des dossiers traités.
L’analyse de ces indicateurs permet d’éventuellement remettre en questions l’automatisation si des erreurs sont détectées (méthode de la roue de Deming).
Tout cela revient à s’assurer du retour sur investissement qui n’est pourtant pas facile à évaluer…
La complexité du calcul ROI
Il n’y a pas de règle ou méthode magique. Le calcul du retour sur investissement va dépendre de l’avancement de l’entreprise en termes de niveau de formations, de ressources (internes/externes), les outils et licences disponibles et utilisées, la normalisation des données…
Pour ce genre de projet, le mieux reste de faire une étude faisabilité accompagnée d’une études des efforts qui nécessitent d’être investis. Cela permet par la suite de développer et d’analyser le processus en plusieurs itérations, ce qui a pour avantage de pouvoir retravailler sans arrêt son automatisation jusqu’à ce que celle-ci soit optimale.
Vous pouvez voir ou revoir le webinaire sur notre chaîne YouTube (cliquez sur l’image ci-dessous). Rester connectés pour avoir notre « guide de l’industrialisation » prochainement sur nos réseaux sociaux !
Accès aux autres épisodes :
Episode 3 : Adopter une démarche d’améliorer continue
Episode 4 : Rendre son bureau d’études autonome avec la méthode KANBAN