A la suite de la crise sanitaire et du confinement national, METIS a dû, comme de nombreuses entreprises, passer au 100 % télétravail, et cela au pas de course s’il vous plait !
Comme les autres, nous avons pris une grande respiration et avons directement plongé dans le grand bain. Heureusement, le matériel nécessaire pour équiper l’ensemble des salariés était disponible. La hiérarchie ainsi que le service informatique ont su être à la fois présents et réactifs pour accompagner ces changements forcés. Le premier challenge a été réussi, METIS a su s’installer efficacement dans ses nouveaux bureaux décentralisés et « Home made ».
Une fois la question matérielle réglée, la reprise du travail n’a pas été qu’un long fleuve tranquille. Le télétravail n’apporte pas les mêmes contraintes ni les mêmes bénéfices que le présentiel. Ce nouveau mode de travail impact inéluctablement la façon d’échanger, d’organiser, de coordonner les équipes et les productions. Les évolutions à amener, dépendent de chaque entreprise et peuvent être plus ou moins importantes.
Chez nous, pas de révolution majeure, mais nous avons tout de même fait évoluer notre communication, la façon dont nous gérions les équipes et les projets pour garder un fonctionnement optimum. Tous cela ne s’est pas fait en un jour et nous a demandé de faire preuve d’agilité. METIS travaillait déjà avec des méthodes agiles avant la crise, ce qui nous a grandement aidé dans notre transition. Avec ces outils en poche, nous avons tenu compte de nos échecs, de nos réussites pour nous améliorer et en arriver à un mode de fonctionnement équilibré. Aujourd’hui, nous ne sommes pas restés en télétravail à 100 %, mais avons fait le choix de conserver en moyenne 2 jours au bureau et 3 jours chez nous. Nous vous partageons aujourd’hui notre retour d’expérience.
Les bases du télétravail
« Ce mode de travail nécessite une certaine autonomie et pousse à la responsabilisation de tous. »
Le télétravail ne peut pas fonctionner sans confiance, tout le monde doit jouer le jeu et Métis l’a bien compris. Ce mode de travail nécessite une certaine autonomie et pousse à la responsabilisation de tous. L’autonomie et les responsabilités viennent au fur et à mesures. L’ensemble de l’équipe a montré qu’elle était capable d’évoluer en ce sens au fils de temps. La confiance mutuelle entre manager et l’équipe s’est renforcée.
Les évolutions
« Nous nous sommes améliorés dans notre communication et notre gestion.»
La crise sanitaire n’a pas arrêté METIS dans ses évolutions mais elle a nécessité qu’on s’adapte à de nouvelles contraintes. Nous avions entrepris des actions pour améliorer le suivi de la production et optimiser les échanges entre les équipes projets avec notamment la mise en place d’un tableau physique KANBAN[1].
Avec la fin du présentiel, certaines adaptations ont été nécessaires. En effet, les fichiers de suivis devaient être mis à jour rapidement pour être visibles et accessibles par tous, alors qu’auparavant nous communiquions beaucoup à l’oral sur l’avancée des projets et la répartition des tâches. Le télétravail a changé la donne. Le tableau Kanban a été dématérialisé, et pour pallier l’éloignement des membres de l’équipe, les fiches de suivis ont été multipliées. Mais cela n’a pas fonctionné, d’une part car trop de suivi tue le suivi, d’autre part car les outils utilisés ne permettaient pas de répondre à certains de nos nouveaux besoins (modifications simultanées et rapides des fichiers) et surtout parce que notre communication orale n’avait pas encore été remplacée de manière efficace par d’autres outils. Des dossiers ont ainsi été fait deux fois, voire oubliés.
Suite à cette expérience, un gros travail d’optimisation a été réalisé pour limiter et faciliter le suivi des projets. Notre outil interne (Dématron[2]) a ainsi été grandement amélioré pour regrouper les fiches de suivis (toujours sous forme de Kanban) et répondre au mieux à nos besoins. De même, nous nous sommes améliorés dans notre communication et notre gestion.
La communication
« Pour METIS , ce qui a changé, ce n’est pas tant la communication vers l’extérieur (clients, prestataires) mais plutôt celle au sein de l’entreprise »
Le travail en distanciel a, pour tout le monde, grandement modifié la façon de communiquer. Les entreprises ont dû s’adapter à des outils, des langages, et des temps d’échanges différents de ceux utilisés en présentiel. Pour Métis, ce qui a changé, ce n’est pas tant la communication vers l’extérieur (clients, prestataires) mais plutôt celle au sein de l’entreprise.
Le fait de ne plus être dans les mêmes locaux nous a amené à beaucoup plus utiliser les outils comme la messagerie instantanée, de visio-conférence et de mail. Nous avions déjà une bonne panoplie d’outils (Rocket, Zoho, Zimbra etc…) à notre disposition que nous utilisions déjà avant, mais de façon moindre. La hausse de leur utilisation nous a fait évoluer dans notre façon d’écrire. Nous faisons désormais plus attention aux formulations et avons adopté pour les messages instantanés, un nouveau langage qui se situe entre l’oralité et l’expression écrite que nous accompagnons de plus en plus souvent d’un grand nombre d’émoticônes afin d’éviter les mauvaises interprétations.
Avec le télétravail, les managers ont également dû changer leur façon de communiquer avec l’équipe. Les débuts n’ont pas toujours été faciles et parfois mal perçus. N’ayant pas eu le temps de préparer en amont ces changements, et ayant peu de personnes au travail à cause du chômage partiel, le choix s’est porté sur des appels individuels journaliers pour gérer les plannings, l’avancement de la production et prendre des nouvelles des personnes. Cependant, la limite entre la volonté de bien suivre et la surveillance est difficile à jauger. Ces appels n’ont pas toujours été bien perçus par l’équipe, il a fallu un temps d’adaptation. Les managers ont su trouver un juste équilibre. Ils ont su évoluer et s’adapter au contexte pour ne pas faire perdurer ces malaises.
Aujourd’hui, ils consacrent toujours, une grande partie de leur temps, à contacter chaque personne quotidiennement, pour s’enquérir de leur situation et à communiquer entre managers pour que les informations circulent bien. Mais la forme, et les moyens utilisés ont évolués (plus de messagerie instantanée, changement des discours, de la façon d’amener les choses…). Ils ont également remis en place des points réguliers à heure fixe : un journalier (Daylis) et un hebdomadaire (Mélée), commun à tous. Notre Daylis, permet partager le programme de la journée. La Mélée, nous permet de nous tenir informé des avancées (production, prospection, etc..) de l’entreprise. Ces points s’avèrent essentiels pour la bonne gestion des projets et des équipes ainsi que pour une bonne diffusion des informations. Les réunions en visio-conférence ont, pour ces cas, pris tout leur intérêt.
Pour ce qui est des outils, il a fallu composer avec les avantages et inconvénients de chacun. Par exemple, les messageries instantanées : il faut bien prendre en compte que les réponses ne sont pas si instantanées que ça. Les messages ne sont pas regardés en continu par les utilisateurs. Cela a notamment pour bénéfice de rester concentré sur une tache sans être coupé, mais peut engendrer un temps de réponse relativement long et bloquant suivant les situations. Il faut apprendre à faire avec.
Autre problématique rencontrée par les collaborateurs de METIS, l’entraide. Celle-ci a toujours été une valeur forte de l’entreprise. Elle a toujours été présente lorsque nous étions au bureau et le télétravail ne l’a pas diminuée, mais il l’a fait évoluer. Aider sur des problématiques que nous n’avons pas en face des yeux n’est pas un exercice facile et l’expliquer ou répondre par l’écrit n’est pas toujours aisé. Sur ce sujet, chacun a dû faire preuve de persévérance et d’adaptabilité pour trouver les moyens de communications les plus pertinents pour répondre aux questions ou décrire un problème (partage d’écran, capture d’écran, téléphone, etc.). Nous avons par ailleurs développé notre analyse et notre capacité de compréhension pour être en capacité de mieux aider.
L’esprit d’équipe
« L’esprit d’équipe n’a pas disparu »
L’esprit d’équipe est une valeur importante, l’adage « loin des yeux, loin du cœur », s’est-il appliqué avec l’arrivée du télétravail ou a-t-il pu être préservé ?
Les temps informels que l’on peut avoir en entreprise sont source d’échanges et de partage. Ils permettent bien souvent de créer des liens entre les personnes et de partager des informations. Ils participent à l’entretien de l’esprit d’équipe. Avec le télétravail, ces temps n’ont plus lieu au bureau. Certaines entreprises ont remis en place ces temps de partage, sous forme de temps de discussion libre via les logiciels de visio-conférences pour pallier ce problème.
Ces moments ont été pendant un temps (celui des confinements) mis en place chez METIS, mais ils n’ont pas été prolongés à la fin des confinements car l’équipe n’en a pas ressenti le besoin. Pour autant, l’esprit d’équipe n’a pas disparu. Les personnes continuent de communiquer entre elles naturellement. On constate cependant qu’avec le télétravail, les liens se développent d’autant plus avec les personnes avec lesquelles ont partage des projets et des affinités. Cette situation convient à certains membres de notre équipe, d’autres vous dirons qu’ils aimeraient bien retrouver un esprit d’équipe plus global et plus renforcé. Il est toujours difficile de contenter tout le monde.
Depuis la fin du confinement, des actions sont tout de même relancées petit à petit pour renforcer les liens d’entreprise (metisday[3], metissade[4], afterwork) pour les personnes intéressées et les nouveaux arrivants.
Nous avons su nous servir de notre intelligence collective et collaborative pour tirer le meilleur parti d’une situation qui au départ nous a été imposée. Aujourd’hui, le télétravail est bien instauré chez METIS et notre mode de fonctionnement c’est tout à fait adapté à la situation. Nous avons su préserver les valeurs essentielles de l’entreprise.
Nous n’irons pas dire que tout est parfait, car comme n’importe quelle entreprise, il y a toujours des choses à améliorer. Mais notre réactivité et notre agilité nous ont permis de trouver des solutions aux problèmes rencontrés. Aujourd’hui, nous avons gardé le télétravail en temps partiel. Et cela est apprécié : les temps au bureau permettent des temps d’échanges, de partage, de formations, de travail collaboratif et les temps chez soi des temps plus productifs. METIS a ainsi trouvé son équilibre.
[1] Méthode de suivi d’avancement des dossiers visuel
[2] Outil développé par METIS permettant l’affectation des dossiers, suivi et gestion des documents
[3] Journée de Team Building
[4] Séminaire de Team Building